Tijdsregistratie: ook in uw onderneming?

De recente ‘Pakjeswet’ voert een aantal specifieke verplichtingen in om de arbeidsomstandigheden van postpakketbezorgers te verbeteren. Door deze wet geldt sinds 1 augustus de verplichting om de tijd te registreren die koeriers besteden aan het bezorgen van postpakketten. Als gevolg hiervan zullen werkgevers in de sector dus een heel aantal gegevens in verband met de werktijd moeten registreren.

Deze wijzigingen doen de vraag rijzen of de verplichte tijdsregistratie ook zal overwaaien naar andere sectoren. Wordt tijdsregistratie ook in uw onderneming verplicht en welke regels rond tijdsregistratie moet u nu al naleven? We zetten graag een aantal principes voor u op een rijtje.

1. Wat is tijdsregistratie?
Een ‘tijdsregistratiesysteem’ zorgt ervoor dat de arbeidstijd van een werknemer op één of andere manier wordt bijgehouden. Deze tijdsregistratie kan verschillende vormen aannemen. De prikklok is wellicht de meest gekende vorm van tijdsregistratie, al is “prikken” intussen vaak vervangen door elektronisch “badgen”. Maar er zijn andere vormen van tijdsregistratie denkbaar. Zo zijn er bedrijven die de arbeidstijd laten registreren in specifieke software of waar de werknemers zelf hun arbeidstijden doorgeven (digitaal of op papier).

2. Is tijdsregistratie verplicht?
Het Europees Hof van Justitie gaat er vanuit dat je het respecteren van de Europese regels over arbeidsduur niet kan garanderen zonder een systeem dat elke dag de arbeidstijd bijhoudt. Toch bestaat er in het Belgische recht voorlopig geen algemene verplichting om gebruik te maken van een tijdsregistratiesysteem. Er zijn echter uitzonderingen.

3. Uitzondering: glijdende uurroosters

Zijn er in uw onderneming werknemers die werken met een glijdend uurrooster? Dan moet er verplicht worden voorzien in een systeem van tijdsregistratie. Dit systeem moet in ieder geval toelaten om een aantal gegevens gedurende vijf jaar bij te houden:

• De identiteit van de werknemer,
• Per dag de duur van de arbeidsprestaties van de werknemer,
• Wanneer het gaat om een deeltijdse werknemer met een vast glijdend werkrooster, per dag het begin en einde van de arbeidsprestaties en de rustpauzes.
  Het gekozen systeem moet toegankelijk zijn voor de werknemer, zodat die kennis kan nemen van het precieze aantal uren dat hij of zij meer of minder heeft gewerkt dan de wekelijkse arbeidsduur.

4. Uitzondering: afwijkingen van het normale rooster
Voor deeltijdse werknemers is het verplicht om een afwijkingenregister bij te houden wanneer er wordt afgeweken van het normale uurrooster.

5. Een systeem van tijdsregistratie invoeren in uw onderneming?

Het is dus voorlopig niet algemeen verplicht om gebruik te maken van een tijdsregistratiesysteem, maar het invoeren van een tijdsregistratiesysteem kan heel wat voordelen hebben.

In 2020 werd een bekend arrest uitgesproken door het arbeidshof te Brussel. Een ontslagen werknemer eiste de betaling van een aantal overuren, terwijl in de onderneming geen tijdsregistratiesysteem bestond. Men zou kunnen denken dat er op die manier geen bewijs was van eventuele overuren, maar het arbeidshof oordeelde dat als de werkgever geen systeem van tijdsregistratie heeft, het aan die werkgever is om aan te tonen welke arbeidsuren er werden gepresteerd. Het ontbreken van een tijdregistratiesysteem zorgde dus voor een zware bewijslast voor de werkgever.

Hoe dan ook gaan er steeds meer stemmen op om werkgevers te verplichten om een systeem van tijdsregistratie in te voeren. Niet enkel om werknemers te controleren maar ook om te waken over hun welzijn (wat ook de bedoeling is van de verplichte tijdsregistratie onder de Pakjeswet). De kans is dus groot dat de verplichte tijdsregistratie binnenkort ook een feit wordt in uw sector.

Als u ervoor kiest om nu al een systeem van tijdsregistratie in te voeren in uw onderneming, zijn goede afspraken en de keuze voor een passend systeem geen overbodige luxe. Ook zal het nodig zijn om het arbeidsreglement te wijzigen.

Kan u hulp gebruiken bij de invoering van een tijdsregistratiesysteem in uw onderneming? Het team van Crowe Spark Legal staat voor u klaar.