Tips & tricks voor een up-to-date en doeltreffend arbeidsreglement

Bij personeel in dienst nemen komt heel wat kijken. Eén van de eerste stappen is het opstellen van een goed arbeidsreglement. Maar wat moet je vermelden in het arbeidsreglement, wat is nuttig en wat is wettelijk verplicht?

Het arbeidsreglement is een wettelijk verplicht sociaal document. Iedere werkgever met minstens één werknemer in dienst moet dit document opmaken en regelmatig updaten.

Om geldig te zijn moet het arbeidsreglement alle verplichte wettelijke vermeldingen bevatten, ingevoerd zijn volgens de juiste procedure en bijgehouden worden op de plaats van tewerkstelling. Alleen al de verplichte wettelijke inhoud is een hele boterham: de uurroosters, de regels over de betaling van het loon, allerhande informatie over de uitvoering en de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, praktische gegevens over de werkgever, … De reden hiervoor is dat het arbeidsreglement de rechten en plichten van de werkgever en de werknemers heel volledig beschrijft, zodat iedereen weet wat men kan verwachten.

Los van de wettelijke verplichtingen, is het arbeidsreglement vooral een heel nuttig document binnen je organisatie. Eens je door de administratieve formaliteiten bent, levert het veel voordelen op. Zo kan je op eenvoudige wijze bedrijfsrichtlijnen collectief vastleggen, zonder met elk individueel personeelslid afzonderlijk een akkoord te moeten afsluiten. Daarnaast kan het document een handige tool zijn voor het optimaliseren en vereenvoudigen van de arbeids(tijd)organisatie, voor de sensibilisering van werknemers, vermindering van absenteïsme, een betere afstemming van het werk- en privéleven, etc. Aangezien het arbeidsrecht en je organisatie voortdurend in beweging zijn, is het belangrijk om het arbeidsreglement regelmatig te herzien en up-to-date te houden.

Als gevolg van een aantal recente wetswijzigingen zoals de zogenaamde arbeidsdeal, is de kans reëel dat het arbeidsreglement van je onderneming op dit moment niet meer voldoet aan de geldende arbeidsreglementering. Denk maar aan: de recente wijzigingen betreffende de variabele roosters, het recht op deconnectie, de nieuwe arbeidsregimes van de 4-dagenweek of wisselende werkweek, het recht op opleiding, de regels omtrent indienen van een arbeidsongeschiktheidsattest, etc.

Als het arbeidsreglement niet in orde is of niet werd ingevoerd volgens de wettelijke procedure, riskeer je een sanctie (een strafrechtelijke geldboete van 400 tot 4.000 euro, ofwel een administratieve boete van 200 tot 2.000 euro). Wij raden aan om alle nodige aanpassingen in één keer door te voeren en om van de gelegenheid gebruik te maken om het arbeidsreglement volledig te screenen, zeker wanneer dat al een tijdje geleden is. Zo haal je echt het maximum uit je arbeidsreglement.

Crowe Spark Legal helpt ondernemingen graag om hun arbeidsreglement een update te geven en te optimaliseren. We gaan samen na wat jouw organisatie nog beter kan doen werken en vullen dat aan met onze juridische kennis en ervaring. Zo ben je zeker dat je reglement alles bevat wat er moet én zinvol is.