Hoe neem ik mijn eerste werknemer in dienst?

Je onderneming begint te groeien en je moet op zoek gaan naar personeel. Eens je een geschikte kandidaat aan de haak kan slaan, dien je in België verschillende administratieve verplichtingen na te leven. Maar over welke verplichtingen gaat dit dan? Waar moet je precies allemaal aan denken bij de aanwerving van je eerste werknemer?

Hoewel een eerste aanwerving een heuglijke gebeurtenis is, kan ze ook heel wat kopzorgen met zich meebrengen. Om aan deze zorgen tegemoet te komen, hebben we de belangrijkste formaliteiten hieronder opgesomd:

1. Inschrijven als werkgever bij de RSZ
Ten eerste moet je je als nieuwe werkgever inschrijven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Dit kan digitaal via een identificatieaanvraag via de onlinedienst WIDE op het portaal van de sociale zekerheid.

2. Arbeidsongevallenverzekering afsluiten
Als werkgever ben je verplicht om werknemers vanaf hun eerste werkdag te verzekeren tegen arbeidsongevallen. Je moet je daartoe aansluiten bij een in België erkende verzekeringsonderneming.

Via deze verzekering zijn je werknemers goed beschermd als ze het slachtoffer worden van een arbeidsongeval.

3. Arbeidsovereenkomst opstellen
Zodra je een geschikte werknemer hebt gevonden, moet je bepalen welk soort arbeidsovereenkomst je met hem/haar gaat sluiten (voltijds/deeltijds, onbepaalde/bepaalde duur, bediende/arbeider).

Hoewel een arbeidsovereenkomst (van onbepaalde duur) in principe mondeling kan worden gesloten, raden wij aan alle afspraken en voorwaarden schriftelijk vast te leggen. Een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur moet sowieso schriftelijk worden opgemaakt.

4. Arbeidsreglement opstellen
Het arbeidsreglement is een wettelijk verplicht document dat de algemene arbeidsvoorwaarden vastlegt en de werknemers informatie geeft over de werking van en de arbeidsvoorwaarden binnen de onderneming. Elke werkgever met minstens één werknemer in dienst moet een arbeidsreglement opmaken en regelmatig updaten.

Voor meer informatie over het opstellen van het arbeidsreglement verwijzen wij graag naar ons artikel: https://crowelegal.be/en/blog/tips-tricks-voor-een-up-to-date-en-doeltreffend-arbeidsreglement.

5. Dimona aangifte
De Dimona (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) is het elektronisch bericht waarmee je als werkgever iedere indiensttreding en uitdiensttreding van een werknemer meldt aan de RSZ. Ten laatste op het ogenblik dat de werknemer begin te werken, moet je voor hem/haar de aangifte ‘Dimona IN’ uitvoeren.

6. Aansluiting bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EPDBW)
Elke werkgever met minstens één werknemer is verplicht om zich aan te sluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Deze externe dienst zal je onderneming ondersteunen om de gezondheid, veiligheid en het welzijn van de werknemers te verzekeren.

7. Aanvraag werkvergunningen voor buitenlandse werknemers
Om een werknemer van buiten de Europese Unie vast in dienst te nemen, zal je als werkgever in veel gevallen een gecombineerde vergunning voor werk en verblijf moeten aanvragen, de zogenaamde ‘Single Permit’. Meer informatie hierover vind je in ons artikel over het in dienst nemen van buitenlandse werknemers.

Meer weten? Contacteer dan een van onze specialisten. Wij kunnen je helpen bij het opstellen van een up-to-date arbeidsreglement, arbeidsovereenkomsten die specifiek zijn aangepast aan de noden van jouw onderneming en bij het aanvragen van een single permit.